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Le témoignage du mois
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 ROCHE : Toutes les notes de frais gérées
dans Ulysse T&E
Le témoignage de Martine Godart, Chef de Projet chez Roche
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Confronté à une refonte de son système d’information au niveau européen, Roche avait besoin d’une solution de gestion des notes de frais ouverte et performante. Et c’est l’application ULYSSE T&E qui a été retenue en mode ASP.
« Dans le cadre de la globalisation des applications SAP au niveau européen, le module de gestion des notes de frais utilisé jusqu’alors n’a pas été repris.
Nous avions donc besoin d’un outil adapté aux spécificités de notre activité en France», explique Martine Godart, chef de projet au sein de Roche. Leader en cancérologie, le laboratoire pharmaceutique compte environ 500 visiteurs médicaux en France. Une population qui génère un volume important de frais quotidiens, et qui utilise l’application de CRM Siebel. « Nous avions besoin d’un outil de gestion des notes de frais simple à interfacer avec SAP d’une part et avec cet outil de gestion de la visite médicale d’autre part ». Pas question en effet de modifier les habitudes des utilisateurs.
Intégration rapide
Un appel d’offres est lancé à la fin 2006, et c’est ULYSSE Travel & Expenses édité par Etap-On-Line qui est retenu. « La simplicité et la clarté d’utilisation d’ULYSSE T&E nous ont convaincus. Et le mode ASP rentrait bien dans le cadre de la globalisation des systèmes d’information. Enfin, le module de connexion e-booking et l’ouverture de l’application sur Internet nous intéressent beaucoup ».
Quatre mois suffisent pour l’intégration d’ULYSSE T&E, avec la constitution d’équipes projet des deux côtés. « La définition des besoins utilisateurs a constitué une étape facile, puisque la gestion des notes de frais était déjà informatisée précédemment. L’équipe d’Etap-On-Line a très bien compris nos besoins tout en nous faisant bénéficier de sa très grande connaissance du métier et de la fonction ».
Un nombre très important de notes de frais
Grâce à son paramétrage, ULYSSE T&E se calque sur la structure et l’organisation de l’entreprise. « Et l’équipe d’Etap-On-Line a affiné les interfaces requises. Ainsi, les visiteurs médicaux continuent de saisir les informations relatives à leurs notes de frais dans Siebel, puis les données sont automatiquement déversées dans ULYSSE T&E. » Cela concerne près d’une note de frais par jour pour chacun des 500 visiteurs médicaux. « Etap-On-Line nous a également proposé une fonctionnalité qui permet à chaque visiteur médical d’obtenir un récapitulatif mensuel de ses frais en mode « push e-mail » c’est-à-dire directement dans sa messagerie, sans aucune action de sa part ».
Les frais de déplacement des 700 collaborateurs du siège sont quant à eux directement gérés en ASP dans www.ulyssetravel.com. Les workflows ont été définis en collaboration avec Etap-On-Line. Les assistantes saisissent les notes de frais et chaque collaborateur reçoit par mail un message l’informant que sa note de frais a été transmise pour validation. L’état d’avancement peut-être ensuite suivi directement en ligne, et une fois validées, les données sont automatiquement intégrées en comptabilité.
Les retours positifs des utilisateurs
« Les retours des utilisateurs sont extrêmement positifs, d’autant que la prise en main s’est faite très rapidement. Pour l’administrateur de la solution ici chez Roche, les workflows sont faciles à maîtriser grâce à de simples paramétrages, et les messages envoyés aux collaborateurs peuvent être personnalisés ». Le choix du mode ASP a permis de libérer les équipes techniques de Roche du support de l’application de gestion des notes de frais, tout en garantissant une maintenance et des mises à jour transparentes et régulières.
Prochaines étapes
Roche active progressivement les multiples fonctionnalités de la solution. « Nous avons déjà entamé la mise en place d’une liaison avec la Société Générale, qui nous fournit l’ensemble des données cartes affaires. Les lignes de frais sont ensuite directement récupérées et intégrées dans la note de frais ». Outre la bonne application de la politique voyage, cette liaison facilite grandement la saisie des notes de frais, puisque les codes fournisseurs (hôtel, parking, commerce) sont déjà déterminés dans les relevés. Gain de temps et confort utilisateur sont désormais au rendez-vous !
Roche en bref
La mission du laboratoire pharmaceutique Roche consiste à mettre à disposition des professionnels de santé des médicaments innovants qui permettent de prolonger ou de sauver la vie des patients.
Les six domaines thérapeutiques de Roche en France sont: Cancérologie, anémie-transplantation, virologie, rhumatologie, maladies auto-immunes, troubles du métabolisme.
Numéro un à l’hôpital, Roche occupe le 6ème rang dans le classement général des laboratoires pharmaceutiques en France.
Effectifs France 2006 : 1295
CA France 2006 : 1 110,7 millions d’euros
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Témoignage Indexel, 2008
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